Samarbejde kommer ikke af sig selv

Af Erik Vibe Pedersen, områdedirektør for Renovering i NCC Construction DK.

Byggebranchen har stadig en del at hente, når det gælder øget effektivitet og produktivitet ved renoveringsopgaver.  Men skal vi opnå dette, kræver det et skarpt fokus på at skabe en proces, der giver optimale betingelser for et tidligt og godt samarbejde mellem alle involverede parter. Samarbejdet kommer imidlertid ikke af sig selv. Vi ser alt for mange projekter, hvor samarbejdet ikke fungerer – eller endog fungerer meget dårligt. På den ene eller anden måde ender det altid med at gå ud over kvaliteten, ligesom vi alle rutinemæssigt indregner meromkostningen ved den ofte dårlige proces. Dette effektivitetstab bliver ingen rigere af.

Foto: Ulrik Jantzen

Foto: Ulrik Jantzen

De afgørende elementer for den gode proces
For at opnå en proces, som kan bane vej for større effektivitet og øget værdi, er det min erfaring, at der er nogle afgørende grundvilkår, som bør være til stede. Det er elementer, som alle involverede parter i en renoveringsopgave bør have fokus på og arbejde aktivt på at skabe:

1) Bygherrens udbudsstrategi

De rammer og vilkår, som bygherrens samarbejdsparter (rådgivere, entreprenører m.fl.) arbejder under, er afgørende for et godt samarbejde. Ofte oplever vi, at rådgivernes projekt er ufærdigt, når vi entreprenører skal byde på det. Det skaber usikkerhed i prissætningen og er ofte anledningen til mange spørgsmål og tvivl i udbudsfasen og senere ekstraregninger i udførelsesfasen. Bygherren må overveje, om rådgiverne er indkøbt for billigt? Er projektet overhovedet egnet til at udbyde efter laveste pris og i hoved-, stor- eller fagentreprise, hvor entreprenøren har en forventning om et ”færdigt” projekt?  Eller om tidlig inddragelse af entreprenøren og en fælles skabelse af projektet med gennemførelse i hoved-, totalentreprise eller partnering havde været et bedre alternativ?

2) Parternes samarbejdsevner

Inviterer bygherren til samarbejde jf. pkt. 1, forpligter det til gengæld. Rådgivere og entreprenører skal i fællesskab og sammen med bygherren aftale at skabe den gode proces. Det bygbare projekt skal udarbejdes og prissættes. Desværre skal der kun én part til at ødelægge samarbejdet. Bygherren bør ved tildeling af opgaven derfor sikre sig, at de enkelte firmaer og medarbejdere, både hos rådgivere og entreprenører, har evner og vilje til samarbejde. De skal på overbevisende vis kunne beskrive en troværdig og værdiskabende proces og dokumentere samarbejdsevner fra tidligere projekter. Desuden bør bygherrens egne medarbejdere have de samme efterspurgte samarbejdsevner.

Når projektets grundvilkår er på plads, og der er basis for et tillidsbaseret samarbejde, kan forskellige andre samarbejdsrelaterede værktøjer bruges. Her tænker jeg især på:

  • En samarbejdsaftale med holdninger til samarbejdet, fastsættelse af mål og rammer herfor samt en fælles projektoptimeringsperiode, der bl.a. giver mulighed for en fælles risikoanalyse, -vurdering og -håndtering.
  • Løbende workshops med alle involverede parter (opstart, undervejs og afslutning)
  • Fælles hensigtserklæring med mål, succeskriterier, spilleregler for samarbejdet m.v., der underskrives af alle parter.
  • Et projektkontor med brug af 3D-projektering, der helt fra projekteringsfasen samler alle parter og kompetencer ét sted. Med projektkontoret skabes fysiske rammer for samarbejdet, der bringer alle parter tæt på hinanden og ikke mindst de eksisterende byggevilkår.
  • Gensidig åben økonomi. Med et fælles mål og åbne kort i forhold til, hvad hver part skal have ud af samarbejdet, kommer man meget længere. Samtidig er gensidig tillid en grundlæggende forudsætning for at kunne håndtere og løse konflikter konstruktivt.
 
Kommentarer

Især punktet “gensidig åben økonomi” er vigtigt at have på plads såfremt forudsætninger for projektets køreplan er at entreprenører skal bytte tjenester undervejs. Det er ikke en let øvelse ?

Hej Bent
Tak for din kommentar. Jeg er helt enig med dig. Den åbne økonomi giver i projektets tidlige faser mulighed for at prioritere mellem de mange leverancer og entrepriser og senere i forløbet at håndtere evt. ændringer i projektet eller mellem entrepriserne. Og så er den åbne økonomi også en af de bedste drivere for at få skabt tillid imellem parterne på projektet. Tilliden er i min optik en vigtig forudsætning for et godt samarbejde, hvor konflikter også kan håndteres og løses på en god og konstruktiv måde. De fleste konflikter i byggeriet opstår omkring økonomien og æder megen energi. Også her vil den åbne økonomi kunne få positiv betydning for projektets effektivitet.

Hej Erik

Det er noget af det mest inspirerende. jeg længe har læst. Det er meget præcist både i beskrivelse af de typiske udfordringer og i listen med de helt konkret forslag. Dejligt et indlæg, der ikke blot beskriver alt det der kunne være bedre – det har i alle rigelige af i hverdagen, uanset hvilken plads rundt om bordet vi sidder på.

Næste gang du skriver kunne det være interessant, hvis du vil dele ud af dine erfaringer med at bruge de redskaber du beskriver. Hvordan får man f.eks. “hensigtserklæring med mål, succeskriterier, spilleregler for samarbejdet” til at blive andet end et stykke papir som bliver lagt i skuffen.

Glæder mig til at høre mere ved lejlighed, Thomas

Hej Thomas.
Mange tak for din kommentar. Det glæder mig at høre, at det er brugbart. Jeg forventer at bidrage med endnu et blogoplæg inden længe, og jeg vil der forsøge at dele et par mine erfaringer mht. aktivering af hensigtserklæringerne 🙂

Super godt indlæg, Erik.

Efter et hav af projekter og workshops i Værdibyg, står netop de problemstillinger tydeligt som noget af det, der skal tages hånd om for at få en god byggeproces i renoveringsprojekter.

Det gode samarbejde er en svær størrelse. På den ene side lyder det indlysende og banalt, men på den anden side er det også det manglende samarbejde, der bliver peget som en af de væsentligste barrierer for et godt projekt. Vi har snakket meget om det i Værdibygs projekter, og indtil videre er der kommet to vejledninger, der kan hjælpe til at få sat samarbejdet på skinner på byggeprojektet;
Etablering af samarbejde (http://bit.ly/208p7j2)
Samarbejde og kommunikation i renoveringsprojekter (http://bit.ly/1GG1NCN)

De to vejledninger behandler nogle af de værktøjer du peger på, men også nogle yderligere. Der skal ikke altid så meget til at få samarbejdet til at køre, men man skal være bevidst om, at det er en udfordring.

Hej Rolf.

Mange tak for din kommentar. Du har ret – det kan virke banalt, og de tanker gjorde jeg mig også, da jeg skrev bloggen. Men alligevel må vi også erkende, at det oftest er samarbejdet, der er den største forhindring for effektiviteten. Et godt samarbejde er i udgangspunktet måske banalt, men det er i min optik det aboslut vigtigste parameter for, at branchen kan blive mere effektiv og dermed også en grundlæggende forudsætningen for, at vi kan bruge andre værktøjer så som digitalisering og præfabrikation optimalt.

Med venlig hilsen
Erik

Skriv en kommentar